¿Por qué vendo mucho y no gano?

Es de las frases que más se escuchan en negocios de comida: «no paro de vender, pero a fin de mes no veo la plata». No es mala suerte. Casi siempre es que el precio se puso mirando solo los insumos, y entre el sol que entra y el sol que se queda hay una cadena de costos que nadie está sumando.

¿Qué costos se esconden entre la venta y la ganancia?

Los insumos se ven: compras la harina, el pollo, la leche. Los que se escapan son estos:

• Mermas. La fruta que se pela, la torta que se cae, el pan que no se vendió, la crema que se cortó. Si no la cuentas, cada producto te cuesta más de lo que crees.
• Empaques. La caja, la base, el táper, la bolsa, la etiqueta, la cuchara. En un postre chico puede pesar tanto como un ingrediente.
• Comisiones de delivery. La app se queda con un porcentaje de cada pedido. Si vendes al mismo precio que en tienda, ese porcentaje sale de tu margen.
• Comisiones de tarjeta. Cada cobro con tarjeta tiene un costo, pequeño por venta, grande a fin de mes.
• Mano de obra. El sueldo del ayudante, el del cajero, y también tus horas. Si el dueño trabaja doce horas y no se paga, el negocio parece rentable solo porque alguien lo está subsidiando.

Por eso el costo de un producto no es solo su receta. Lo explicamos en cómo calcular el costo de una receta y en qué es el food cost.

¿Cómo se lee un estado de resultados simple?

El estado de resultados toma las ventas de un periodo y les va restando, en orden, todo lo que costó generarlas. Un ejemplo de una cafetería pastelera en un mes, con ventas sin IGV:

Concepto	Soles
Ventas	25,000
(−) Insumos y empaques (food cost)	9,000
(−) Mermas	750
Utilidad bruta	15,250
(−) Comisiones de delivery (25 % de S/ 10,000 vendidos por apps)	2,500
(−) Comisiones de tarjeta (4 % de S/ 8,000 cobrados con tarjeta)	320
(−) Mano de obra	6,500
(−) Alquiler	3,000
(−) Luz, agua y gas	1,200
(−) Otros gastos	900
Ganancia del mes	830

La cuenta: 25,000 − 9,000 − 750 = 15,250. Luego 15,250 − 2,500 − 320 − 6,500 − 3,000 − 1,200 − 900 = 830.

El negocio vendió S/ 25,000 y ganó S/ 830, un 3.3 % de lo vendido. Cada línea por separado parecía razonable. Juntas, se comieron casi todo.

Lo útil del estado de resultados es que te dice dónde mirar. En este ejemplo saltan dos cosas:

1. Las apps. S/ 10,000 de ventas por delivery dejaron S/ 2,500 en comisiones. Si esos productos tuvieran un precio por canal (precio de tienda ÷ (1 − 0.25)), esa comisión la pagaría el precio y no tu margen. Está explicado en precios para Rappi y PedidosYa.
2. El food cost. 9,000 + 750 = 9,750, el 39 % de las ventas. Revisar precios y mermas de los productos que más vendes suele mover más la aguja que vender más. Si no sabes por dónde empezar, mira cómo ponerle precio a un postre.

¿Ganancia y flujo de caja son lo mismo?

No, y confundirlos es la otra razón por la que «no se ve la plata».

• La ganancia responde: ¿lo que vendí este mes cubrió lo que me costó venderlo?
• El flujo de caja responde: ¿cuánta plata entró y salió de verdad de mis cuentas?

Siguiendo el ejemplo, el mes cerró con S/ 830 de ganancia. Pero ese mismo mes compraste una batidora nueva al contado por S/ 2,400 y adelantaste S/ 600 en insumos para el stock del mes siguiente. La batidora te va a servir años, así que no es un gasto de este mes, y los insumos todavía no se usaron. En la cuenta, sin embargo, la plata ya salió:

830 − 2,400 − 600 = −2,170

Ganaste S/ 830 y tienes S/ 2,170 menos en caja que al empezar el mes. Ninguna de las dos cifras está mal: miden cosas distintas. Por eso hay que mirar las dos.

¿Cómo lo muestra Kudi?

Kudi es un software peruano, de Lima, para negocios de comida que producen y venden. Lo que registras al costear y al vender alimenta tus números sin que tengas que pasarlos a otro lado:

• Timeline. Todo lo que entra y sale, día por día, con el balance del mes. Está en todos los planes.
• Estado de resultados. Ventas menos costo de ventas (food cost, mano de obra e indirectos, comisiones) y gastos. Las comisiones de cada canal y de la tarjeta quedan registradas en cada venta, así que entran solas.
• Flujo de caja. Por cuentas, con alerta de saldo mínimo para que te enteres antes de quedarte corto.

El estado de resultados y el flujo de caja están en el plan Emprendedor, que además incluye boletas y facturas a SUNAT, reportes avanzados y hasta 5 usuarios. También registras gastos, pagos, compras, proveedores y activos, y ves las ventas por hora. Si necesitas llevar los datos a otra herramienta, puedes exportarlos a CSV.

¿Por dónde empiezo?

Primero, costea tus cinco productos más vendidos con todo: insumos, mermas, empaques y, si puedes, mano de obra. Segundo, ponles un precio distinto en cada app de delivery. Tercero, mira un mes completo en un estado de resultados antes de decidir si vender más es la solución.

Puedes ver cómo se ve todo esto con datos de ejemplo en la demo sin registro, una pastelería con café con un año de ventas. La prueba gratis dura 10 días con todo incluido y sin tarjeta, y los planes están en precios.