Kudi o Excel para costear recetas

Muchos negocios de comida en el Perú empezaron costeando en un cuaderno o en un Excel, y está bien: es mejor que no costear. La pregunta no es si el Excel sirve, sino hasta cuándo te alcanza. Kudi, el software peruano para negocios de comida, hace lo mismo que tu hoja de cálculo, pero se encarga de las partes que en Excel se rompen o se olvidan.

Jessica, de Cereza y Tulipán (regalos y desayunos), lo dijo así al verlo: «Es como lo que yo tengo acá en el Excel, pero mucho más práctico.»

¿Cuándo basta un Excel?

Sé honesto contigo. Un Excel o un cuaderno te alcanza si:

• Tienes pocas recetas, digamos menos de diez, y no cambian mucho.
• Vendes por un solo canal, sin delivery por aplicaciones.
• Tus insumos no suben seguido o no te importa recalcular a mano cada cierto tiempo.
• Tú misma o tú mismo armaste la hoja y sabes qué hace cada fórmula.

En ese caso, lo que más te va a ayudar es tener bien hechas las cuentas. Te dejamos la guía para calcular el costo de una receta, que funciona igual en papel, en Excel o en Kudi.

¿Qué cambia con Kudi?

Las diferencias aparecen cuando el negocio crece. Esta tabla resume las cinco que más pesan:

Tema	En Excel o cuaderno	En Kudi
Mermas	Hay que acordarse de agregarlas en cada fórmula	Se ponen una vez por insumo y entran solas en cada receta
Recetas base	Copias el bizcocho en cada hoja o enlazas celdas	La preparación se arma una vez y se reparte por rendimiento
Empaques	Se suelen olvidar o se suman aparte	Van en la receta, por producto entero o por porción
Precios por canal	Una columna más por cada aplicación	Cada canal tiene su comisión y su precio calculado
Sube un insumo	Buscas en qué hojas está y actualizas	Cambias el precio del insumo y las recetas se recalculan

Mermas

En Excel la merma depende de que te acuerdes. En Kudi la pones en el insumo y se aplica con esta cuenta: cantidad ÷ (1 − merma). Si una receta lleva 60 g de fresa limpia y pierdes el 20 % al limpiarla, compras 75 g. A S/ 12 el kilo, la diferencia es de S/ 0.18 por porción. En 300 porciones al mes son S/ 54 que no estabas contando.

Recetas base

Una crema pastelera que usas en tortas, en pies y en éclairs es una sola preparación. En Kudi la armas una vez con lo que rinde la tanda, y cada producto toma la parte que usa. Si la tanda cuesta S/ 12 y rinde 1 000 g, una porción de 80 g cuesta S/ 0.96, en todos los productos donde la uses.

Empaques

La caja, la base de cartón, la bolsa, la etiqueta. En un Excel es lo primero que se queda fuera, y en una torta puede pesar bastante: en un ejemplo real de Kudi, los materiales sumaban S/ 1.56 sobre un food cost de S/ 6.54, casi la cuarta parte. Más sobre esto en qué es el food cost.

Precios por canal

Si vendes en tienda y por aplicaciones, cada canal se queda con una comisión distinta. En Kudi creas tus canales con su porcentaje y el precio se calcula así: precio de tienda ÷ (1 − comisión). Con un precio de S/ 13.50 y un canal que cobra 25 %, el precio ahí sería S/ 18.00. Kudi no se conecta con las aplicaciones: calcula el precio y registra la comisión en cada venta. Lo explicamos en precios para Rappi y PedidosYa.

Cuando sube un insumo

Esta es la que más tiempo ahorra. Sube la mantequilla y en el Excel hay que revisar cada hoja donde aparece. En Kudi actualizas el insumo y ves el nuevo costo de todas las recetas que lo usan, y en la pantalla de Márgenes cuáles quedaron en margen bajo.

Margarita Servelion, de Dulce Tentación, lo usó para mirar sus compras: «He buscado otros proveedores, y eso es lo que me ha hecho también bajar el margen de costos de materiales y poder generar un poco más de ganancia en cada producto.»

¿Qué hace Kudi que un Excel no hace?

Además del costeo, Kudi junta lo que pasa después:

• Precios recomendados (mínimo, moderado y óptimo) según márgenes por categoría que puedes editar. Ver cómo ponerle precio a un postre.
• Caja, con efectivo, Yape, transferencia y tarjeta, y cierre con arqueo.
• Inventario de insumos y productos con mínimos, compras y pérdidas.
• En el plan Emprendedor, boletas y facturas electrónicas a SUNAT y estado de resultados.

Un Excel te dice cuánto cuesta un producto. No te dice cuánto vendiste hoy, cuánto se llevó cada canal ni si el mes cerró en positivo. Por qué eso importa lo contamos en vender mucho no es ganar.

¿Qué pierdo si dejo el Excel?

Poco, pero conviene decirlo. En Excel tienes libertad total para armar la hoja como quieras. Kudi te da una estructura fija (insumos, recetas, empaques, canales) que es la que usa casi cualquier negocio de comida, pero no es una hoja en blanco. Si necesitas sacar tus datos, Kudi exporta a CSV, que abres en Excel o Google Sheets.

¿Cómo lo compruebo sin arriesgar nada?

Toma una receta que ya tengas costeada en tu Excel y ármala en Kudi. Si los números coinciden, ya sabes que la base está bien; si no, vas a ver dónde estaba la diferencia (casi siempre en la merma o en el empaque).

Puedes mirar primero la demo de panadería, sin registro, y luego crear tu cuenta: la prueba dura 10 días, incluye todo y no pide tarjeta. Los planes están en la sección de precios y explicados en precios de Kudi.